Semesterkoordinator funktionen

Alle semestre er kendetegnet ved at der er en række ressourcer, der rammesætter planlægningsarbejdet. Det er:

• Rammeplan er et skriv fra studienævnsformanden omkring semestrets frister (aflevering, opbrud af grupper …) og regler.
• Rekvisition er det dokument, der definerer antallet af timer, som Studienævnet ønsker at der skal undervises, vejledes og eksamineres på de enkelte semestre. Rekvisitionen udarbejdes omkring nytår og definerer et helt studieårs undervisning (september til juni).
• Bemandingsplan giver et bud på hvilke timer de enkelte undervisere/vejledere skal levere (planen er oftest ikke helt endelig og skal forhandles/justeres med de navngivne undervisere). Bemandingsplanen laves på baggrund af rekvisitionen.
• Studieordning er det lovmæssige grundlag med overordnede beskrivelser af kurser, eksamensformer, opgaveformaliteter (så som definering af normalside) med mere. Studieordningen er defineret som en niveau 1 beskrivelse. Niveau 2 beskrivelser er de studienævns godkendte udmøntninger af studieordningen og er udarbejdet med henblik på at skabe ensartede forløb og sammenhæng mellem semestrene. Disse beskrivelser skal følges når de enkelte underviser udarbejdereget kursusforløb (Niveau 3).
• Semesterbeskrivelse (samling af semestrets modulbeskrivelser) er et skriv der samler semestrets temaramme, de enkelte modulbeskrivelser og eksamener. Det er semesterkoordinator der udarbejder det samlede skriv på baggrund af input fra modulansvarlige. Semesterbeskrivelsen skal indsendes til studienævnet til godkendelse inden semesterstart dvs senest august/januar mødet.
• Semesterbeskrivelsen skal gøre tilgængelig for alle studerende og undervisere (herunder vejledere) i Moodle, for at give overblik over semestret.
• Semestertimeregnskabudarbejdes når semestret er afsluttet, dette regnskab opgør hvor mange timer de forskellige undervisere har undervist/vejledt/censureret på semestrets forskellige kurser. Timeregnskabet bruges til aflønning. Sidste års regnskab kan desuden bruges til at få indblik i, hvordan semestret kan køres. OBS! Timer til eksterne skal melde ind løbende til studiekoordinatoren, da de ellers ikke får løn. Dvs. Afvigelser i tildeling af kurser samt igen ved vejledningstildeling skal meldes straks til Eva Bengaard.
• Semesterevalueringer en samlet evaluering af de aktiviteter, der har været på semestret. Der skal bruges skema fra studienævnet hertil (fremsendes af studienævnet). Semesterevalueringen udarbejdes på baggrund af en mundtlig evaluering på holdet (afholdes typisk i forbindelse med projektaflevering). Derudover kan input fra den skriftlige evaluering (SurveyXact) benyttes. Evaluering fra sidste gang semestret kørte giver indsigt i de styrker og uhensigtsmæssigheder herunder indsatsområder og er vigtigt at inddrage i planlægning af næste semester.

Afklaring af bemandingsplan.Tjek at de tildelte undervisere er indforstået med deres timer, herunder afklaring af modulansvarlige, samt udfyldning af eventuelle huller. Underviserne er selv ansvarlige for ikke at påtage sig flere timer end at de kan løse deres opgaver på de forskellige semestre mm. Ved brug af eksterne lektorer - ændringer i deres timer meldes til Eva Bengaard af hensyn til deres aflønning!

Læsning af bemandingsplaner. Der er angivet et timetal per modul – det skal dække de forskellige kurser/aktiviteter modulet indeholder.Der bør tilbageholdes lidt timer til uforudsete ting!

Maks undervisning er de antal timer der maksimalt må bruges til forelæsning (de må gerne bruges til andet workshops ect.). Timer pr. studerende (0,8 per studerende) er til læringsfremmende aktiviteter f.x. dobbeltlærer / øvelsestimer i klynger / workshops med mere. Der er desuden angivet timer til retning af opgaver/intern censur.

Forelæsningsnorm 4 (1 times konfrontation – 3 timer forberedelse) .
Workshops og klynger 3,5 (1 times konfrontation – 2,5 timer forberedelse. Studenterinstruktører aflønnes med 2,5 t (1 times konfrontation – 1,5 timer forberedelse)

Opgaveretning (fag med bestået/ikke bestået) for aktiv deltagelse 20 min
Intern censur 30 min for 10 sider med karakterer (votering)til såvel eksaminator som censor.

Vejledningssatsen er 12 timer per studerende – dette er inklusiv vejleders forberedelsestid, vejledningsmøder, møder for vejledere på foranledning af ankerlæreren og eksamensforberedelse og –gennemførelse (tommelfingerreglen er at der for hver studerende bruges 3-4 timer på eksamen, andre møder med mere og 8-9 timer til vejledning og forberedelse af vejledning).

Semesterudformning - kursernes indhold og afvikling
Det er underviserne selv (i samarbejde med ankerlæreren), der detailudvikler deres kurser på baggrund af niveau 1 og 2 beskrivelserne. Ankerlæreren indkalder kursusbeskrivelser, herunder oplysning om brug af kursuslitteratur fra de forskellige modulansvarlige.

Samtidig informeres underviserne ompraktikaliteter og deadlines omkring eksempelvis kompendier, bestilling af bøger med mere. Det er den enkelte underviser der bestiller kursuslitteratur – send bestillingsseddel ud. Ved brug af kompendier udmelding af deadline samlet materialemed forside, indholdsfortegnelse med mere skal normalt indleveres til tryk omkring 3 uger før studiestart.Husk især eksterne kursusafholdere og vejledere kan have behov for kommunikation omkring forløb og krav.

Oplysninger om undervisning og undervisere bruges til:
1) Første velkomst til de studerende (juni/december). Præsentation af semestret i store træk. Udsendelse af temaramme (beskrivelse af semestrets temaramme, formålet med de forskellige kurser og deres sammenhæng). Angivelse af grundbøger eller andet materiale der ligger fast. Præsenter underviserne kort samt ikke mindst ankerlærer(ne) og mulighed for kontakt.

2) at lægge skema i samarbejde med sekretærerne. Husk timer til semesterintro, gruppedannelse (dannelse af grupper til projektarbejde) semesterevaluering, eventuelt projektseminar (seminar med studenter-studentervejledning) og andet.

Aftal med studiesekretærerne, hvordan de ønsker at få disse informationer (Lone og Karen ønsker udfyldelse af formular til semesterplanlægning findes på Moodle, her ligger også et eksempel).

Udkast til semestrets skema bør sendes til tjek/godkendelse hos semestrets undervisere inden det offentliggøres til de studerende.

5) Indsendelse af semesterbeskrivelse (samling af semestrets endelige kursusbeskrivelser, afløsningsformer og bud på semesterprojekter) til SN minimum en uge inden SN mødet inden studie start (ca. 15 august/15 januar).

6) Anden velkomst til de studerende. Senest d.15. i måneden før semesterstart indeholdende semesterbeskrivelse, info om semesterstart samt skema. Skriv ud via Moodle.

Den 15. i måneden inden semesterstart er også datoen hvor kurserne skal være uploadet på Moodle med en kort manchet og de enkelte kursusgange lagt ind i rækkefølge. Det er undervisernes ansvar at få det lagt op (husk at informere om det). Er der problemer med Moodle-adgang, navigering, uploadning eller andet, kan der fås hjælp fra Moodle-support send en mail til moodle-support@elsa.aau.dk. Der tilbydes løbende kurser i Moodle ligesom der kan bookes enkeltmandskonsultationer når Lisbeth fra Elsa er i Kbh. Spørg studiesekretærerne for oplysninger herom.

Semesterkoordinator står for de første lektioner på semestret, hvor der gives et overblik over semestret dets sammenhæng og mening dvs. temarammer, kurser og undervisere, deadlines, eksamener med mere. Det er kutyme, at de undervisere, der har tid dukker op og hilser på og selv siger lidt om deres fag.

Semesterrådet – er en gruppe af studerende, der repræsenterer de studerende på semestret. Dvs. hvis der er generelle problemer undervejs med eksempelvis undervisningen, er det typisk dem, der samler op og henvender sig til ankerlæreren. Det er kutyme, at der holdes møder undervejs på semestret, for at sikre god kvalitet og få løst småproblemer herunder afstemning af forventninger. De studerende har mange efterspørgsler, nogle kan og bør efterkommes andre kan ikke og skal ikke efterkommes. Semesterrådet bør inddrages i forbindelse med gruppedannelsen og semesterevaluering.

Gruppedannelse - Dannelse af grupper til gennemførelse af semesterprojektet. Selve gruppedannelsen kører gerne over en dag eller to hvor de studerende udarbejder forholdsvis konkrete emner for deres semesterprojekt og bruger disse emner til at få dannet grupper.

Gruppedannelse bør ligge, når kurserne i projektmodulet er færdige eller næsten færdige. Balancen er at sikre, at der er god tid til projektet, men at de studerende er klædt på til at udvikle projektemner.

Grupperne dannes typisk ud fra emner, men ambitioner og personlige præferencer for arbejdsform kan også bringes i spil (det kan ikke undgås). Denne proces kan gennemføres på mange forskellige måder og de studerende kan trækkes aktivt ind i forhold til proces, spilleregler mm.

Det er en fordel, at italesætte projektemner undervejs på semestret – få gerne de forskellige undervisere/ vejledere til at komme med nogle bud. Underviserne kan lægge op til projektemner undervejs eller til slut i deres undervisning. Ligesom ankerlæreren allerede i forbindelse med semesterintro og semesterbeskrivelsen bør give bud på, hvad der kan skrives om (eksempler fra sidste gang semestret kørte).

Se Tem Frank Andersens’ Trin i gruppedannelsen fra undervisningens dag. 

Som grundregel er projektgrupper på 4-5 personer, det er dog acceptabelt omend ikke ønskeligt med grupper ned til 1 person. 6 mandsgrupper skal der søges dispensation for hos studiekoordinatoren/studienævnsformanden.

Når alle grupper er dannede skal der udfyldes gruppeskemaer – de ligger på Moodle under sekretariatet. De udfyldte gruppeskemaer (OBS! de studerende skal angive officielle studie.aau.dk mailadresser!) sendes til studiesekretæren på semestret og semesterkoordinator. Ønsker om vejleder kan evt. påføres, det er dog ikke uproblematisk og det skal meldes ud at chancen for at det kan opfyldes for mange er små. Vi bruger mange vejledere, som de studerende ikke kender, erfaringen viser at det er vigtigere at vejlederne får emner de er interesserede i. Kutyme er endvidere, at vi ikke accepterer angivelse af vejledere, som ikke ønskes!

Semesterkoordinator bruger skemaerne til fordeling af vejledere. Husk at tjekke, hvor mange timer/grupper de tildelte vejledere har mulighed for at tage / fået stillet i udsigt – vejledning er tit en buffer især for interne, så der kan være nogle der skal op/ned-justeres. Hvis der skal rekrutteres flere vejledere, så tag en snak med studiekoordinatoren. Fordeling af vejledere sker med udgangspunkt i emnerne og vejledernes kompetencer og omfang af tid til vejledning. De studerende kan ikke gøre krav på en vejleder, der i forvejen er bekendt med det specifikke emne, der skrives indenfor, men der skalselvfølgelig leveres faglig vejledning.

Erfaringen viser at især eksterne vejledere har behov for et forum til at diskutere praksis for vejledning herunder værdier, regler, forventninger med mere. Det er en rigtig god idé at holde ca. 2 møder med vejlederne. På første møde er det oplagt med en kort intro om vejledning hos os, vejlederkontrakt med mere. Især er det vigtigt, at informere om, at der hos os generelt er flere timer til vejledning og, at vejledning ses som en slags undervisning. Vejleder skal både hjælpe med faglige og sociale udfordringer i grupperne. Grupperne bør kunne få vejledning løbende i forløbet og gerne 1 gang indenfor den sidste uge også selvom vejleder har mange grupper.

Semesterkoordinator skal involveres i sager, hvor grupperne måtte rage uklar med deres vejleder.

Projektseminar - synopsseminar, midtvejsseminar kært barn har mange navne. Detanbefales at gennemføre projektseminar,da det skærper de studerendes kritiske evner. Projektseminar kan med fordel holdes i opdelte grupper på en overgang. Det kan evt. være 4 grupper og deres vejledere, der giver feedback til hinanden på baggrund af korte mundtlige eller skriftlige oplæg. Dette kan gøres med udgangspunkt i problemformuleringen eller senere i processen med fokus på f.eks. metode/analyse. Mulighederne er mange. Ligesom det kan gøres som en karrusel med 2 grupper af gangen der giver og modtager feedback sammen med en vejleder. Eller i større fora, hvor grupperne på skift er første opponent. De studerende sætter typisk pris på at grupperne matcher i forhold til tema, teori eller andet, så er det nemmere for dem at forholde sig til. Vejlederne bør involveres, så det tænkes ind i vejledningsforløbet, ligesom de studerende kan være usikre overfor, hvad det går ud på, hvad der kræves.

Aflevering af projekter er i december/maj. Udsættelse er en absolut sjældenhed, der kræver alvorlige omstændigheder. Der gives ikke dispensation til flere sider end det opgivne sideantal med mindre helt særlige forhold taler for det. Definition af normalsider fremgår af studieordningen i indledningen. Alle projekter skal afleveres med en standardforside (ligger på Moodle under sekretariatet)

Semesterevaluering kan med fordel lægges umiddelbart efter aflevering. Det er semesterkoordinators ansvar at løbe de forskellige elementer fra semestret igennem. Intro, undervisning, vejledning, gruppedannelse, kommunikation, IT, det sociale etc. Dette gøres i plenum, så alle studerende har mulighed for at komme til orde. Lad evt. de studerende få en time til selv at snakke tingene igennem med Semesterrådet som tovholder og snak det igennem med dem (NB! Ikke et forum til at diskutere personer hverken studerende, undervisere eller vejledere).

Det, der kommer frem på semesterevalueringen sammen med SurveyXact skal afrapporteres til studienævnet – der findes et skema hertil. For hver aktivitet skrives,hvad der fungerede godt og hvad der kunne fungere bedre samt forslag til tiltag og evt. fortrolige input sendes til studienævnet.

Eksamen gennemføres i juni og januar (nogle gange august/december). Det er censorformanden der tildeler eksterne censorer. De interne censorer rekrutterer vi selv. Det er oplagt at lave gensidig intern censur mellem undervisere på de samme kurser i henholdsvis Aalborg og Kbh (det giver implicit erfaringsudveksling).

På skriftlige opgaver er der 4 uger til retning og indrapportering af karakterer.

Studiesekretærerne tilrettelægger eksamen udfra de indkomne gruppeskemaer (fra gruppedannelsen) ligesom de indhenter oplysninger om dage de enkelte vejledere / censorer kan eksaminere. Det er ligeledes studiesekretærerne,der melder ud til de studerende/ vejledere/censorer hvornår eksamen foregår. Ligesom de tager sig af indrapportering af karakterer.

Udover semesterevaluering er det ankerlærerens opgave at melde det endelige timeforbrug ind. Benyt bemandingsplanen for det pågældende semester, ret navne og timer til, så det klart fremgår hvilke undervisere, der har undervist i de enkelte fag / vejledt og i hvor mange timer. Hvis der er intern censur skal denne også afrapporteres.

Der lægges desuden en oversigt over vores eksamener timer til opgavestillelse, censur med mere i Rum for undervisere

Timeregnskabet sendes til studienævnssekretær Eva Bengaard.